Kundenprojekt
CRM für ein Tattoostudio
Ein Studioverwaltungssystem, das Anfragen, Termine, Einwilligungen, Motive und Zahlungen an einer Stelle führt, statt in Instagram-Nachrichten, Papierformularen und Tabellen.
Ausgangslage
In einem Tattoostudio läuft vieles nebeneinander: Anfragen kommen über Instagram, Termine stehen in einem Kalender, Einwilligungen und Gesundheitsfragen liegen auf Papier am Empfang, Motive gehen per Nachricht raus und die Umsatzliste für den Steuerberater entsteht am Jahresende in einer Tabelle. Nichts davon ist für sich schwierig. Zusammen kostet es jeden Tag Zeit, und beim Papier hängt zusätzlich eine Aufbewahrungspflicht daran. Das Studio befindet sich in Gründung. Es sollte von Tag eins mit einem System starten und nicht erst dann aufräumen, wenn es unübersichtlich geworden ist.
Was gebaut wurde
Entstanden ist ein System für genau ein Studio, keine Mietsoftware für viele. Anfragen laufen über eigene Landingpages ein und landen als Lead auf einem Brett, das sich per Ziehen durch die Stufen von der Anfrage bis zum fertigen Tattoo bewegt. Jeder Kunde hat eine Akte mit Terminen, Zahlungen, Bildern, Dokumenten, Notizen und Verlauf. Die Formulare vom Empfang sind digital geworden. Einverständnis, Gesundheitsfragebogen, Datenschutz, AGB und Pflegehinweise gehen als Paket auf das Handy des Kunden, werden dort unterschrieben und liegen danach als PDF in der Akte, mit Zeitpunkt und Fassung des Textes. Motiventwürfe bekommen einen Link mit Geburtsdatumsabfrage und ein eingebranntes Wasserzeichen, damit der Entwurf nicht vor dem Termin durchs Netz geht. Dazu ein Kalender mit Monats-, Wochen-, Tages- und Listenansicht, der auf dem Telefon von selbst in die Liste wechselt, Terminvorschläge zur Auswahl durch den Kunden, Ratenpläne mit Fälligkeiten und ein Steuerbericht je Artist als PDF und CSV.
Im Einsatz
- Lead-Brett von der Anfrage bis zum fertigen Tattoo
- Kundenakte mit Terminen, Zahlungen, Bildern und Dokumenten
- Digitale Unterschrift für Einverständnis, Gesundheit und Pflegehinweise
- Geschützte Motiv-Freigabe mit Wasserzeichen
- Kalender mit vier Ansichten und Online-Terminbuchung
- Ratenpläne mit Fälligkeiten und Zahlungsübersicht
- Steuerbericht je Artist als PDF und CSV
- Erinnerungen an Termine, Anzahlungen und Raten
Technik: Next.js, TypeScript, Prisma, PostgreSQL, PDF-Erzeugung, PWA
Was dabei herauskam
Das System ist gebaut und läuft, das Studio startet damit in den Betrieb. Die Erinnerungen an Termine, offene Anzahlungen und fällige Raten erzeugt es selbst, statt dass jemand daran denken muss. Es ist als App auf dem Startbildschirm installierbar und funktioniert auf Deutsch und Englisch.